Jak zdążyć ze wszystkim i nie zwariować?

Ludzki mózg jest dzisiaj o wiele bardziej obciążony niż 20 lat temu. Aby wszystko było gotowe na czas, sami musimy bowiem wykonywać pracę za dwie, a nawet trzy osoby. Dziesiątki projektów, kilku partnerów, podwykonawcy z innych krajów - każdemu musimy poświęcić chwilę uwagi. Przy takim trybie życia znalezienie czasu na odpoczynek wydaje się być praktycznie niemożliwe.

Szybkie, ale nie jednoczesne rozwiązywanie zadań

Badacz Earl Miller jeden z najwybitniejszych neurofizjologów Instytutu Technologicznego w Massachusetts twierdzi, iż ludzki mózg nie jest przystosowany do wielozadaniowości: "Kiedy wydaje się nam, że multitaskujemy, tak naprawdę po prostu szybko przeskakujemy od jednej czynności do drugiej. Za każdym razem wiąże się to z pewnym kosztem poznawczym. Nie każdy przecież potrafi utrzymać w powietrzu kilka piłeczek jednocześnie. Potrafią to tylko doświadczeni żonglerzy. Nawet, jeżeli jesteśmy przekonani, iż zrobiliśmy całkiem dużo, ironia polega na tym, że wykonując wiele zadań jednocześnie, jesteśmy o wiele mniej efektywni". I ma rację. Biznesmeni nie rozmawiają przez telefon z trzema osobami na raz, po prostu skracają czas spotkań i przełączają się z jednego zadania na drugie.


Przedsiębiorca, który podchodzi do swojego biznesu z sercem, nie ma czasu na nudę. Kiedy już uda mu się zdobyć zamówienia, zaczyna zabierać się zmiany organizacyjne. Jak tylko jedna firma zaczyna przynosić zysk, w drugiej kończy się sezon, musi więc odpowiednio pokierować strumieniem finansowym. Tak naprawdę biznesmeni nie mają czasu na odpoczynek w pełnym tego słowa znaczeniu. Po prostu koncentrują się na różnych zadaniach. Aktywują inną część mózgu, resetują się i dalej pracują.

Oddelegowywanie - za i przeciw

Jeszcze niedawno całą pracę za człowieka wykonywali menedżerowie i konsultanci. Agencje turystyczne rezerwowały bilety, sprzedawcy kreowali wizerunek i dostarczali ubrania, a sekretarki i stenotypistki przejmowały obowiązki prowadzenia korespondencji. Teraz zarówno te, jak i wiele innych czynności, właściciel biznesu musi kontrolować samodzielnie, częściowo z powodu braku środków, częściowo zaś po to, by czuwać nad wszystkimi procesami osobiście.

W moich firmach personel dzieli się na dwa typy pracowników: partnerzy i wykonawcy. Np. nie lubię roboty papierkowej, ale z przyjemnością zajmuję się zarządzaniem i opanowywaniem nowych technologii. Oczywiście muszę korzystać z serwisów przypominających i innych programów, ułatwiających procesy robocze: kalendarz Google, notatki w Iphone. Są to narzędzia służące osiągnięciu postawionych sobie celów, a nie sposób na uniknięcie odpowiedzialności. Jeżeli właścicielowi firmy samemu nie chce się zajmować swoim projektem, ta taki biznes jest z góry skazany na niepowodzenie.

Umiejętność "odłączenia się"

Aby ze wszystkim zdążyć czasami trzeba wstać bardzo wcześnie, o 4 czy 5 rano. W takich dniach ilość zajęć zbiega się z grafikiem zagranicznych podwykonawców i proces roboczy staje się jeszcze bardziej napięty. Aby nie paść z przemęczenia i nie wpadać w panikę, w najbardziej napiętych momentach należy umieć powiedzieć sobie: "stop"! Zatrzymać się, odetchnąć, wypić filiżankę kawy albo zająć się rozmową na inny temat. Dopiero wtedy gdy dojdziemy do siebie możemy iść dalej i podejmować ważne decyzje.

Prowadząc biznes offline, mogę z pewnością powiedzieć: multitaskowanie oniline jest o wiele łatwiejsze. Odpowiednie ustawienia systemu CRM, brak codziennych spotkań i możliwość wykonywania pracy w dowolnym miejscu na ziemi (po warunkiem posiadania dostępu do internetu) sprawia, iż nie musimy się obawiać, że czegoś nie zdążymy lub że coś pominiemy. Druga strona medalu wygląda tak, że praca zaczyna się od momentu włączenia telefonu i trwa do późnej nocy. Właściciele kilku firm często chcą jeszcze coś sprawdzić, bliżej przyjrzeć się swoim serwisom, wymyślić oryginalną usługę - to nasz wspólny problem. Umiejętność zatrzymania się na chwilę jest ważna dla naszego zdrowia fizycznego i emocjonalnego.

Uważa się, że własny biznes to wyścig przetrwania, w którym ten, kto przybiega jako drugi jest już przegrany. Biznesmeni boją się wyluzować, gdyż mogą przegapić coś ważnego. Wyznaczają więc sobie coraz większą ilość zadań. W takiej sytuacji jest tylko jeden sposób by przeżyć: musimy nauczyć się czerpać z tego procesu przyjemność. Nic bowiem nie stymuluje do pracy tak bardzo jak pozytywne opinie klientów oraz rosnące dochody. Delegujcie, rozdzielajcie i dzielcie na mniejsze części poszczególne zadania - nie jest to trudne i pomaga zaoszczędzić czas.


Andrzej Byczkowski
współwłaściciel i współzałożyciel firm Сintapunto, SBS Experte, Poptop.fm
Trwa ładowanie komentarzy...